所長のコラムです。

情報通信に関するお願い

　昨今、インターネット、パーソナルコンピュータ、スマートフォン等を使用することが当たり前になっています。
　現地代理人やクライアントの皆さんとも、メールで情報をやりとりすることが一般化しています。
　出願前のデータ等を裸のままメールに添付され、送信されることが多発しています。
　これは、絶対にやめてください。おわかりのとおり、メールを送信すると、インターネット上の見えないサーバ群を情報が通過します。その際、誰が情報を見ているのか分かりません。ひょっとするとこれで新規性が喪失されていることもあり得るので、大変危険です。
　特許事務所へデータをメールで送信される場合には、次の手順（１）～（３）を確実に履行して下さい。
　（１）送りたいデータを暗号化する。フォーマットは、Zipが一般的といえます。例えば、WinZip等のアプリケーションが使いやすいでしょう。この際、パスワードを設定し記録しておきます。
　（２）暗号化したデータを添付したメール１を特許事務所へ送信します。
　（３）パスワードを記載したメール２（メール１とは異なります。）を作成し、できるだけメール１とは時間を空けずに、別メールとして特許事務所へ送信します。（３）は、メールではなく、ファクス等の他の通信手段であって外部に漏れないものを使っても結構です。
　但し、暗号化されたデータの拡張子が、例えば、exe等であるとき、受信側のネットワークからはじかれることがあります。その際には、例えば、ex_等のように拡張子を書き換えて対応して下さい。なお、自己解凍型のファイルは使わない方が無難であると思われます。
　拡張子を書き換えるには、コマンドプロンプトを使えば確実です。しかし、苦手な方は、パソコンが得意な方に代行してもらえば良いと思います。
　（１）～（３）が面倒だと思われるのであれば、例えば、ＣＤ、ＤＶＤ等の記録媒体へデータをコピーし、それを郵送されれば、安全です。但し、若干時間がかかりますが。
　くれぐれも、予期せず新規性を失うおそれのある行為は、避けて頂きますようお願いします。